TÓM TẮT:
Công tác văn thư – lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và trường học nói riêng có vai trò hết sức cần thiết và quan trọng. Lĩnh vực công tác này nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành, thực hiện chức năng, nhiệm vụ và có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả hoạt động giáo dục của mỗi Nhà trường. Bài viết trình bày một số vấn đề về thực trạng trong công tác văn thư – lưu trữ ở trường TH, THCS, THPT – Đại học Hà Tĩnh, từ đó đề xuất một số giải pháp, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại đơn vị hiện nay.
NỘI DUNG:
- Đặt vấn đề
Trường TH, THCS & THPT (trường Phổ thông) – Đại học Hà Tĩnh được thành lập tháng 7 năm 2016, là đơn vị sự nghiệp công lập, tự chủ chi thường xuyên thuộc Trường Đại học Hà Tĩnh, chịu sự quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Tĩnh; thực hiện nhiệm vụ giáo dục, tổ chức quá trình dạy và học theo các quy chế, quyết định và văn bản hướng dẫn của Bộ Giáo dục và đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Tĩnh. Trường có tuổi đời còn quá trẻ, tuy nhiên đội ngũ CBGV có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình, tâm huyết với nghề dạy học, trách nhiệm với học sinh và phần lớn học sinh chăm ngoan, có ý thức học tập, là môi trường giáo dục được phụ huynh và xã hội ngày càng tin tưởng.
Công tác văn thư – lưu trữ (VT-LT) là công cụ mà tất cả các cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều sử dụng. Đặc biệt, đối với các cơ sở giáo dục, đây là một hoạt động nghiệp vụ, phục vụ giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý nhà nước: Nhằm cụ thể hóa các quy định của nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ sở giáo dục; giúp các cơ sở giáo dục thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý, triển khai và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài phục vụ cho công tác giáo dục. Vì vậy, việc quản lý công tác VT-LT nhất thiết phải được coi trọng nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của Nhà trường.
- Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của trường Phổ thông – Đại học hà Tĩnh
Công tác VT-LT của trường Phổ thông – Đại học Hà Tĩnh ngày càng hoàn thiện hơn và đạt được những kết quả nhất định trong thời gian qua, thể hiện trên phương diện quản lý và tổ chức thực hiện như sau:
Thứ nhất, Nhà trường đã ban hành kế hoạch công tác văn thư theo từng năm học. Đặc biệt năm học 2021-2022 đã Ban hành Quy chế về công tác Văn thư – lưu trữ (theo quyết định số 336/QĐ-TH,THCS,THPT ngày 19/10/2021): Quy định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị…
Thứ hai, Luôn tạo điều kiện để nhân viên làm công tác văn thư tham gia học tập nâng cao trình độ (hoàn thành chương trình Đại học ngành văn thư – lưu trữ), Nhân viên văn thư của Nhà trường luôn có ý thức tự học, tự bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, cập nhật các văn bản mới về công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác văn thư của Nhà trường.
Thứ ba, Trong năm học Nhà trường luôn thực hiện tốt công tác tự kiểm tra; nghiêm túc khắc phục những việc hạn chế và các kiến nghị của đoàn kiểm tra công tác văn thư của cấp trên.
Thứ tư, Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Nhà trường về cơ bản đều đảm bảo đúng trình tự, thủ tục theo quy định.
Thứ năm, Việc xây dựng danh mục hồ sơ, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu cũng được quan tâm, triển khai, hướng dẫn đến từng cán bộ, giáo viên trong Nhà trường.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư của Nhà trường trong thời gian qua đã bộc lộ một số hạn chế cần được khắc phục, đó là:
– Cơ sở vật chất cho công tác văn thư – lưu trữ bước đầu được cải thiện nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.
-Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư còn một số cán bộ, giáo viên, nhân viên chưa cập nhật đầy đủ, kịp thời, gây hạn chế trong công tác soạn thảo văn bản.
– Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn hạn chế.
– Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công, sắp xếp chưa thực sự khoa học; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng.
- Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ của trường Phổ thông – Đại học hà Tĩnh
Để công tác VT-LT của trường Phổ thông – Đại học Hà Tĩnh ngày càng hiệu quả hơn, đáp ứng yêu cầu của Ngành Giáo dục, trong thời gian tới Nhà trường cần tập trung vào một số giải pháp sau:
Một là, Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, giáo viên, nhân viên trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ.
Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác VT-LT bằng nhiều hình thức:
– Thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định của pháp luật về VT-LT: Tăng cường tổ chức công tác tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ trên Cổng thông tin điện tử, tại các buổi họp đơn vị.
– Thực hiện nghiêm túc việc cử cán bộ, nhân viên tham dự các buổi tập huấn về công tác VT-LT tại Trường Đại học Hà Tĩnh, Sở Giáo dục – Đào tạo Hà Tĩnh; khuyến khích nhân viên tự học tập bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư.
– Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho nhân viên làm công tác VT-LT của Nhà trường.
Các hình thức trên, giúp nguồn nhân lực (toàn thể giáo viên, nhân viên, đặc biệt là nhân viên văn thư) có sự tác động về nhận thức, biến nhận thức đúng đắn thành hành động có hiệu quả, tạo nên hiệu quả hoạt động công tác VT-LT trong Nhà trường có sự chuyển biến tích cực, sâu sắc.
Hai là, Bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn công tác văn thư – lưu trữ của Trường TH, THCS, THPT – Đại học Hà Tĩnh.
Cách thức thực hiện:
– Tổ chức lập danh mục hồ sơ lưu trữ hàng năm và gửi các bộ phận trong nhà trường thực hiện.
– Tổ chức triển khai văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác VT-LT, bảo vệ bí mật nhà nước trong các đơn vị, cơ quan thuộc ngành GD&ĐT; cập nhật các văn bản, hướng dẫn, quy định mới (Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ) để áp dụng trong quá trình thực hiện công tác VT-LT, bảo đảm tính chính xác, thực hiện nghiêm túc Quy chế về công tác VT-LT trong trường học.
– Xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác VT-LT trong nội bộ trường Phổ thông – Đại học Hà Tĩnh phù hợp với tình hình thực tế, cần tập trung vào các vấn đề sau:
+ Hàng năm, xây dựng Quy chế công tác VT-LT của Nhà trường (căn cứ các nội dung tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ): Mục đích của Quy chế là cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý để lãnh đạo, tổ chức, hướng dẫn thực hiện và cũng là công cụ quan trọng để Nhà trường quản lý công tác VT-LT.
+ Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định của Bộ Nội vụ (căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011); Xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị nộp vào kho lưu trữ bảo quan theo thời hạn thích hợp và loại tài liệu khi hết giá trị (căn cứ Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục).
+ Công tác soạn thảo và ban hành và quản lý văn bản đi; công tác tiếp nhận và quản lý văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu cơ quan theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
+ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
+ Đẩy mạnh việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử.
+ Xây dựng cơ sở đữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quyết định 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ.
Ba là, tổ chức thực hiện có hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.
Đây là những giải pháp liên quan trực tiếp đến hoạt động VT-LT của Nhà trường để tổ chức thực hiện có hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ VT-LT cụ thể là:
– Phải tích cực, chủ động, trách nhiệm hơn nữa trong công việc giải quyết công văn, tài liệu hằng ngày, bảo đảm giải quyết nhanh gọn, an toàn, hiệu quả; các ngày nghỉ, giờ nghỉ, văn thư nhận được công văn, tài liệu đến, phải kịp thời báo cáo Hiệu trưởng để giải quyết, bảo đảm thời gian quy định.
– Tổ chức, cá nhân được giao giải quyết văn bản đến phải hoàn thành công việc đúng thời hạn đã quy định hoặc theo ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền; trường hợp xét thấy không thể hoàn thành công việc thì phải báo cáo người có thẩm quyền để kịp thời xử lý.
Bốn là, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ.
Trước sự phát triển mạnh mẽ, vượt bậc của cách mạng công nghiệp 4.0, nhất là công nghệ thông tin, Trường Phổ thông – Đại học Hà Tĩnh cần tăng cường hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT nhằm đáp ứng nhu cầu kịp thời, chính xác, khoa học, bảo đảm bí mật trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế và công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
– Nhà trường cần tiến hành các bước nghiệp vụ để chuyển tài liệu giấy sang dạng điện tử nhằm bảo quản, bảo hiểm tài liệu được tốt hơn và thuận lợi trong việc số hóa tài liệu lưu trữ.
– Tổ chức các lớp tập huấn về sử dụng phần mềm chuyên dụng, về nền tảng kiến thức tin học cho các cán bộ làm công tác VT-LT trong Nhà trường để nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT của đơn vị.
- Kết luận
Qua đó, chúng ta thấy rằng, VT-LT là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi Nhà trường và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên của Trường. Vì vậy, mỗi tổ chức, cá nhân trong trường Phổ thông – Đại học Hà Tĩnh phải luôn vận động, phát triển hoàn thiện mình; cụ thể hóa cách thức thực hiện các giải pháp phù hợp nhằm đưa công tác VT-LT của Nhà trường vào nề nếp và góp phần tích cực tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ chính trị và nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của đơn vị.
Tác giả: Tiến sĩ Nguyễn Thị Thanh Tâm – Hiệu trưởng Trường TH, THCS, THPT – Đại học Hà Tĩnh